CONDITIONS GÉNÉRALES DE CONSEIL
ET DE PRESTATIONS DE SERVICES
Ces conditions sont applicables aux missions conclues entre les sociétés du Groupe VOLENTIS – désignées VOLENTIS – et ses clients, sauf conditions générales ou conventions particulières.
LES OFFRES DE CONSEIL ET DE PRESTATIONS DE SERVICES
Les offres de conseil, d’accompagnement et de prestations de services présentées dans tous les documents et opérations de communication ou de démarchage commercial, quels que soient leurs supports, sont valables pour une durée maximale d’un mois à compter de leur date de publication, sauf mention spéciale sur l’offre. Elles ne sont pas cumulables.
LA LETTRE DE MISSION
Toutes les missions confiées à VOLENTIS sont détaillées dans une lettre de mission et sont strictement limitées à son contenu. Toute mission ou prestation de service complémentaire fait l’objet d’une information du client qui manifeste son accord préalable.
L’OBLIGATION DE MOYENS DE VOLENTIS
VOLENTIS est tenu par une obligation de moyens dans l’exécution des missions qui lui sont confiées.
VOLENTIS réalise ces missions conformément aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée.
VOLENTIS peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.
LE SECRET PROFESSIONNEL
VOLENTIS est tenu au secret professionnel dans les conditions de l’article 226-13 du Code pénal.
VOLENTIS est aussi tenu à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, sauf instruction spécifique de la part du client.
LES OBLIGATIONS DU CLIENT
Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance de VOLENTIS en sa qualité de professionnel de l’expertise comptable ou de ses collaborateurs. Cette interdiction s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.
Le client s’engage à fournir à VOLENTIS, préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier.
A savoir, dans le cadre de l’obligation d’identification du client :
– si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;
– si le client est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.
Et, dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :
– obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ;
– composition et répartition du capital ;
– identité des membres des organes de direction et d’administration ;
– si une ou plusieurs personnes morales détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.
Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.
Le client s’engage :
– à mettre à la disposition de VOLENTIS, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;
– à réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives;
– à respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission ;
– à porter à la connaissance de VOLENTIS les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;
– à confirmer par écrit, si VOLENTIS le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;
– à vérifier que les états et documents produits par VOLENTIS sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard VOLENTIS de tout manquement ou erreur.
Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur : VOLENTIS ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait des missions qui lui sont confiées.
Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par VOLENTIS pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.
D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.
LES HONORAIRES
VOLENTIS reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. VOLENTIS est remboursé de ses frais de déplacement et débours. Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes : prélèvements mensuels ou paiement par chèques.
Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.
Les honoraires sont payés à leur date d’échéance. En cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé. En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture. Le taux d’intérêt de ces pénalités ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.
Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée. Ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.
Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.
En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client ou à l’adhérent.
En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client sur la base d’un devis préalablement accepté.
En cas d’usage du droit de rétention, prévu à l’article 28 du Code de déontologie, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts Comptables sera informé.
LA RESPONSABILITÉ CIVILE
En application de l’article 2254 du Code civil, la responsabilité civile de VOLENTIS ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à 3 ans à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.
La responsabilité civile de VOLENTIS est couverte par un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle N°118 269 730 souscrit par l’ordre des experts-comptables auprès de COVEA RISK. Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de VOLENTIS.
La responsabilité de VOLENTIS ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :
– d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,
– du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à VOLENTIS,
– des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.
LA SUSPENSION ET LA RÉSILIATION DE LA MISSION
En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, VOLENTIS a la faculté de suspendre ou de mettre fin à sa mission en informant le client par tout moyen écrit après envoi d’une lettre recommandée demeurée sans effet.
Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée. Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.
LES DIFFÉRENDS
Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre VOLENTIS et son client seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation.
LE DROIT APPLICABLE ET L’ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE
Les lettres de missions sont régies et interprétées selon le droit français. Toute difficulté relative à leur interprétation ou exécution est soumise, à défaut d’accord amiable, au Tribunal de commerce dont relève le siège du Groupe VOLENTIS ou de sa filiale concernée.
L’ACCEPTATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES D’INTERVENTION
Le client reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions générales d’intervention, préalablement à toute mission confiée à VOLENTIS.